北京交通大学海滨学院OA协同办公系统管理办法

为确保我院OA协同办公系统安全稳定、高效有序运行，进一步节约办公成本、提高工作效率，制定本管理办法。

第一章 管理职责

第一条 学院办公室负责OA系统的使用管理和内容审核，包括权限管理，业务流程设置管理，学院新闻、通知公告等内容更新等工作内容。

第二条 信息中心负责系统维护和技术管理工作，用户在使用系统时遇有技术性问题时，可向系统管理员反馈。

第三条 学院所属各单位须安排一名管理员负责本单位OA系统使用方面的技术指导、用户管理。内容应及时更新，其内容上传前需经所在单位负责人审核。

第二章 用户及权限管理

第四条 OA系统用户包括所属各单位有关人员。用户数量不能随意增加。确因工作需要新增用户时，须向学院人事处提交申请，经同意后由信息中心负责添加并授权。

第五条 因单位及人员变化等引起用户变动，相应的单位应在用户变动后的2个工作日内，通过OA系统向信息中心提交用户变动申请，以便系统管理员及时进行用户和权限调整。

第六条 学院所属各单位可根据工作需要建立相应的业务流程，并对业务流程执行过程进行指导和监督。建立新的流程或修改流程，需要在OA系统中提交“流程新增申请单”或“流程变更申请单”。

第七条OA系统中“电子印章”和“手写签名”根据需要可以单独设置，具备相应权限的用户应妥善保管好密码，如遇到密码被盗用等问题应及时向系统管理员报告。

第八条OA系统各用户对个人享有的资源负有保护责任，应保管好自己的用户密码，离开办公室或离开手机时应关闭系统。密码设置应包括数字、字母、符号等字符组合。因用户密码泄露或更新不及时等引起的责任或损失由用户本人负责，给学院造成重大影响或损失的要追究相应的责任。

第三章 使用要求

第九条 OA系统各用户应每天登录一次，查看是否有本人需处理的办公事项，并及时处理待办事项。有关领导因出差、请假等原因不能及时处理时，可通过设置代理人等方式代为办理。

第十条 学院所属各单位文件收发人员，应主动增加登录OA系统的次数，确保当天及时接收相关公文。

第十一条 OA系统上发布的通知类公文，相应用户当天须收阅。对传阅性公文，阅件人在收到阅件后应及时签批或传阅，一般最长不超过2个工作日。对签批性公文或审批流程，有关领导应及时阅批，一般文件2个工作日完成阅批，承办单位对交办的公文应在规定时限内办理完毕。

第十二条 OA系统在线用户如果长时间不处理业务时，应退出系统，以减少信息泄露风险。

第十三条 用户对自己在OA系统上发布、流转的信息内容负责，不得发布权限范围之外或与工作无关的信息。

本办法自发布之日起执行。